Good Practice: Internationale Hugo-Wolf-Akademie e.V.

Selbstverständnis: Die Internationale Hugo-Wolf-Akademie für Gesang, Dichtung und Liedkunst e.V. Stuttgart ist weltweit eine der ältesten und traditionsreichsten Institutionen zur Förderung und Erhaltung einer einzigartigen Kunstform – des Kunstlieds.

Ort, Landkreis: Stuttgart

Sparte: Musik

Team: Aktuell 2 festangestellte Mitarbeiter*innen (70 Prozent- und 80 Prozent-Stelle), 1 Werkstudentin (15 Std./Woche), ca. 8-10 freie Mitarbeitende (projektweise), 12-15 ehrenamtlich Tätige (inkl. Vorstand)

Trägerschaft: Eingetragener Verein

Junge Zielgruppen erreichen durch professionelle Kommunikation

Was haben Sie sich im Rahmen des Investitionsprogramms ZUKUNFTSSTARK vorgenommen?

Das Ziel war es, die Organisationsstruktur und Vereinskultur sowie die Verwertungswege der IHWA zeitgemäß, interaktiv und nachhaltig weiterzuentwickeln. ZUKUNFTSSTARK ermöglichte es, dass wir uns im Wandel der Zeit für erweiterte Zielgruppen (Mitglieder und Publikum) attraktiv aufstellen. In den vereinsinternen Prozessen bestand hohes Potenzial für Digitalisierung und Optimierung zur papierlosen und ressourcenschonenden Geschäftsstelle mit der Konzentration auf Online-Kommunikation.

Auch sollte das ständig wachsende und über das Wolf‘sche Gesamtwerk hinausgehende Portfolio an eigenen hochwertigen audiovisuellen Konzertaufzeichnungen gepaart mit Fachwissen verfügbar gemacht werden.

Als spezielle und neue Zielgruppe spielen junge Musiker*innen eine wichtige Rolle, die sich durch verstärkt digitale Angebote, beispielsweise Coachings, Knowledge Transfer, Networking oder regelmäßigen digitalen Austausch besser mit den Inhalten der IHWA identifizieren können.
 

An welche Zielgruppe(n) richtet sich das Projekt und was ist der Mehrwert für Ihr Publikum/die Öffentlichkeit?

Das Projekt richtet sich an die gesamte „Hugo-Familie“ – also an bestehende Mitglieder, neu zu gewinnende Zielgruppen und junge Musiker*innen: Während die internen Prozesse vor allem die Mitarbeitenden beschäftigen, werden durch die Weiterentwicklungen in den Bereichen Digitalisierung und Angebotserweiterung bestehende Mitglieder sowie alle Neuinteressierten angesprochen. Das Hauptaugenmerk liegt außerdem auf dem Erreichen neuer möglicher Zielgruppen wie Studierende und junge Berufseinsteiger*innen.
 

Warum ist das ZUKUNFTSSTARK-Projekt für Ihre Einrichtung wichtig?

Die IHWA ist sich ihrer Position und Verantwortung in der Kultur- und Klassikszene bewusst.

Wir sehen die Notwendigkeit und das Potenzial zur Weiterentwicklung und Neustrukturierung, können diese Herausforderungen aber aufgrund personeller wie finanzieller Defizite nicht alleine stemmen. Daher war ZUKUNFTSSTARK für uns DIE Möglichkeit, uns mit externer Hilfe und Expertise neu aufzustellen und Projekte anzugehen, die uns sehr am Herzen liegen.
 

Welche Schritte haben Sie unternommen und was haben Sie erreicht?

Mit ZUKUNFTSSTARK sollten verschiedene Bereiche der Organisationsstruktur und Vereinsverwaltung angegangen werden. Das Team konnte um eine zusätzliche, auf die Projektzeit befristete Vollzeitstelle aus dem Bereich Kulturmanagement erweitert werden, die auf zwei Mitarbeiter*innen aufgeteilt (2 x 50 Prozent) wurde.
Diese erfüllte Aufgaben wie z.B. die Umstellung der Vereinsorganisation, Kontaktkampagnen, Content-Verwertung und Marketing, die Ergänzung und Pflege digitaler Inhalte, die Erstellung eines Konzepts zur Neugewinnung und Erschließung neuer Mitglieder- und Kund*innengruppen und deren Ansprache sowie die Umsetzung des digitalen Offices und der digitalen Vereinsprozesse.

Eine zweite Mitarbeiterin kümmerte sich um die Umsetzung der digitalen Verwertungsstrategie sowie die Koordination von Webdesign, Programmierung und Produktion zur Umgestaltung der Webseite.

Es erfolgte die Beschaffung, Lizenzierung und Implementierung von professioneller Software für die Vereinsorganisation sowohl im Büro als auch mobil für die Umsetzung von Veranstaltungen.

Im Rahmen eines ZUKUNFTSSTARK-Cafés kam es zum Kontakt mit externen Expert*innen, die schließlich für die Gestaltung und Programmierung der neuen IHWA-Webseite gewonnen werden konnten.

Wir erreichten im Projektzeitraum eine verbesserte Social Media Präsenz, profitierten von Weiterbildung und Workshops vor allem im Bereich digitales Marketing. Wir realisierten eine großangelegte Umfrage zu neuen Mitgliedergruppen und profitierten von mehr women-power durch neue Mitarbeitende.
 

Was war die größte Herausforderung? 

In unserem speziellen Fall spiegelten sich die vereinsinternen laufenden Prozesse auch im Projekt wider und stellten zeitweise eine große Herausforderung dar. Personelle Engpässe und Veränderungen durch den Wegfall einer langjährigen festen Mitarbeiterin der IHWA fielen genau in den Projektzeitraum und konfrontierten uns mit unterschiedlichsten Prioritäten, Umstrukturierungen sowie der Neuverteilung von Aufgaben und Verantwortungsbereichen. ZUKUNFTSSTARK und die externe Beratung unterstützten uns bei der Neuorganisation.

Es war nicht immer einfach, bei allen bereichernden Workshops, Infoveranstaltungen und Beratungen den Überblick und das übergeordnete Ziel im Auge zu behalten.
 

Inwiefern trugen ZUKUNFTSSTARK-Beratung und/oder -Workshops zur nachhaltigen Umsetzung des Projektes bei?

Die Supervision durch einen externen Berater hat sehr bei der (Neu-)Strukturierung des Teams und bei der Prioritätensetzung geholfen. Der Blick von außen ist immer hilfreich, weil man schnell im eigenen Kosmos versinkt und Gefahr läuft, wichtige Punkte zu übersehen. Die Workshops konnten kompaktes Wissen zu speziellen, relevanten Themen (z.B. Social Media) vermitteln, die nicht nur im Projektzeitraum wichtig für uns sind und von denen wir nachhaltig profitieren können.
 

Gibt es Lessons Learned oder eine wichtige Erkenntnis, die Sie mit Mitarbeiter*innen von anderen Kultureinrichtungen teilen möchten?

Die Implementierung von z.B. regelmäßigen Team-Meetings (Weeklies) hilft bei der internen Unternehmenskommunikation und um up-to-date zu bleiben.

Externe Beratung ist immer hilfreich, um die eigenen Abläufe zu reflektieren, eigene Schwächen und Probleme aufzuzeigen sowie Ziele und Werte der Institution zu schärfen und schlussendlich auch im Blick zu behalten.
 

Wie geht es mit Ihrem ZUKUNFTSSTARK-Projekt weiter? 

Ein Grundstein des Projekts war die Ansprache neuer Zielgruppen, vor allem mit Fokus auf (Musik-)Studierende. Es wurde eine großangelegte Umfrage an deutschsprachigen Musikhochschulen durchgeführt, deren Ergebnisse im weiteren Prozess in neue Angebote überführt werden. Ziel ist es, die IHWA auch für junge Künstler*innen attraktiv zu machen und eine Anlaufstelle für sie zu werden.

Die Vereinsverwaltung wurde digitalisiert und in die Software easyVerein überführt, die – als Nebeneffekt – zusätzlich noch eine papierlose, digitale Buchhaltung ermöglicht.

Außerdem erfolgte Ende 2023 der Relaunch der neuen IHWA-Website. Anforderungen waren hierbei unter anderem ein neues, modernes Design, die Einbindung des professionellen Bild- und Videomaterials, die Responsivität auf allen mobilen Endgeräten und die Zweisprachigkeit auf Deutsch und Englisch.

Insgesamt lebt das ZUKUNFTSSTARK-Projekt in einem ständigen Feilen an einer professionellen Social-Media-Strategie und einem ansprechenden Internetauftritt weiter.
 

Was macht für Sie eine „zukunftsstarke“ Kultureinrichtung aus? 

Eine zukunftsstarke Kulturinstitution ist neugierig, divers und offen für aktuelle „Trends“, ohne dabei ihre Individualität und Verankerung in der eigenen Tradition zu verlieren. Sie ist wissbegierig und möchte sich weiterentwickeln, wobei die eigene Vision und Mission dabei immer als Leitlinie dient.

Projektbeteiligte und Kontakt:

IHWA
Dr. Cornelia Weidner, Intendantin

Leonie Volle, Künstlerisches Betriebsbüro/Assistenz der Intendanz

Jennifer Brungardt, Social Media & Öffentlichkeitsarbeit

Telefon: +49 (0)711-221177

E-Mail: info@ihwa.de

Website: ihwa.de

 

Externe Kontakte / Experten:

Matthias Leitner, Berater im Rahmen von Zukunftsstark

Frank Dürr – acameo, Websitedesign

Die MFG Baden-Württemberg begleitete das Projekt 2022/23 im Rahmen des Investitionsprogramms ZUKUNFTSSTARK im Auftrag des Ministeriums für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg.