Good Practice: Kapuziner Kreativzentrum – Freie Kunstschule Ravensburg e. V.

Warum ist das ZUKUNFTSSTARK-Projekt für Ihre Einrichtung wichtig?

Das Kapuziner Kreativzentrum existiert als Soziokulturelles Zentrum seit Ende 2019. Seither wurde viel mit großem Engagement geschafft. Nun gilt es, gewachsene digitale Prozesse und Tools zu prüfen und weiterzuentwickeln. Das ist für uns essenziell. Zum einen, weil wir sonst zu viel Zeit in Verwaltungsprozesse und die internen Kommunikationswege stecken. Zum anderen, weil wir eine professionelle, digitale Öffentlichkeitsarbeit brauchen, um unser Publikum zu erreichen. Ohne das ZUKUNFTSSTARK-Projekt hätten wir die genannten Themen nur viel langsamer und in kleinerem Umfang voranbringen können. Zudem ermöglichte ZUKUNFTSSTARK einen umfangreichen Austausch mit anderen Institutionen. Workshops griffen wichtige, zeitgemäße Themen auf. Dazu war die Begleitung durch einen externen Coach wichtig. Der professionelle Blick von außen und weiterer Input an Methodik und Wissen, haben uns gezielt vorangebracht.

Welche Schritte haben Sie unternommen und was haben Sie erreicht?

Durch die Workshops und den Austausch mit anderen Institutionen und mit Experten ist ein erster Entwurf eines Digitalkonzepts sowie ein Kommunikationskonzept entstanden. Wir haben ein funktionierendes Tool für unser Projektmanagement gefunden und implementiert. Die Mitarbeitenden sind darin geschult worden. Dazu haben wir ein neues Tool für den E-Mail-Newsletter und einen neuen, kostensparenden, digitalen Prozess für unser Controlling und die Finanzbuchhaltung.

Was war die größte Herausforderung? 

All die Gespräche, Workshops, Recherchen, Textversionen, Implementierungen von Software müssen neben dem laufenden Betrieb gewuppt werden. Das war zeitlich eine echte Herausforderung – das meiste kam schlichtweg on top zur normalen Arbeit dazu. Zudem gab die Projektlaufzeit einen begrenzten zeitlichen Rahmen vor, der eingehalten werden musste. Auch die Akzeptanz der Mitarbeitenden wurde zur Herausforderung. Wie immer galt: Bei Veränderungen kommt es auch zu Widerständen. Die Aussicht auf eine massive Verbesserung von Prozessen und weniger Mental Load halfen dem Team maßgeblich.

Inwiefern trugen ZUKUNFTSSTARK-Beratung und -Workshops zur nachhaltigen Umsetzung des Projektes bei?

Ganz ehrlich: Ohne die Beratung und die Workshops wären wir bei Weitem nicht so gut vorangekommen und hätten so viel Drive und gute Laune bekommen. Die Begleitung insgesamt gab einen guten Rahmen vor, hielt uns auf der zeitlichen und inhaltlichen Spur für unsere Ziele und gab darüber hinaus sehr wertvollen Input, auf den wir selbst nicht gekommen wäre. Allein das Mehr an Know-how durch die Weiterbildungen und das Coaching wird nachhaltig wirken. 

Gibt es Lessons Learned oder eine wichtige Erkenntnis?

Wir hatten uns viel vorgenommen und auch viel erreicht. Um unsere Ziele zu erreichen, mussten wir aber oft mehrere Schritte gleichzeitig gehen und teilweise auch mal einen Schritt zurück. Alles in allem war der Prozess viel mehr Workload als erwartet. Wir sind nicht in allen Bereichen so schnell vorangekommen, wie wir uns es vorgenommen hatten. Die Begleitung im Projekt durch einen externen Coach und weiterbildende Workshops haben beachtlich viel Schwung in unsere Denkweise und Arbeitsweise gebracht. Ohne diese Begleitung wären wir nicht so gut vorangekommen. Die wichtigste Erkenntnis war, wie wertvoll der Austausch mit anderen Institutionen und Experten für einen solchen Prozess ist. 

Wie geht es mit Ihrem ZUKUNFTSSTARK-Projekt weiter? 

Wir werden das Tool MS Teams als Cockpit für unsere Arbeit etablieren und uns weiterhin offen für die weitere Entwicklung in der Digitalität zeigen. Das Digital- und Kommunikationskonzept wird laufend weiterentwickelt und überarbeitet, da wir das Erarbeitete auf einem qualitativ hohen Stand halten möchten, um weiterhin den erforderlichen Nutzen für unsere Effizienz und Reichweite ziehen zu können. 

Was macht für Sie eine „zukunftsstarke“ Kultureinrichtung aus? 

Für uns bedeutet eine zukunftsstarke Kultureinrichtung eine Einrichtung, die sich den erforderlichen
Entwicklungen der Digitalität fortlaufend annimmt, abwägt was von Nutzen ist, und mit Netzwerk und Spaß für die Organisation passende Lösungen zu entwickelt.