Good Practice: Alte Feuerwache Mannheim

Warum ist das ZUKUNFTSSTARK-Projekt für Ihre Einrichtung wichtig?

Das Projekt stärkt die internen Strukturen an der Basis. Insbesondere verbessert es das Verständnis von Vision und Werten, die interne und externe Kommunikation, das Kontakt- und Servicemanagement, das Zusammenwirkens der Arbeitsbereiche, die Transparenz von Arbeitsabläufen sowie das Finden von ressourcenschonenden Arbeitsweisen.

Welche Schritte haben Sie unternommen und was haben Sie erreicht?

Im ersten Schritt wurde mittels externer Beratung eine Soll-Ist-Analyse im Workshop-Format mit allen Festangestellten erstellt und agile Arbeitsmethoden vermittelt. Die Analyse zeigte Handlungsbedarf in vier Hauptfeldern auf: Leitbild- und Unternehmensstrategie (Ziel: Leitbild und strategische Entwicklungsziele), interne Kommunikation (Ziel: Erhalt von Wissen und Vermeidung von Informationslücken), Projektmanagement (Ziel: effiziente und zeitgemäße Arbeitsweisen) und digitale Buchhaltung (Ziel: Ressourcenschonung und Effizienz). Eine Kerngruppe erarbeitete anschließend in einem agilen Prozess passende, optimierte Hard- und Software-Lösungen. Dann wurde in neue Hard- und Software investiert, internes Know-how aufgebaut und Strukturen (regelmäßige Teamgruppen, Weiterbildungen etc.) geschaffen, welche die neuen Arbeitsweisen nachhaltig etablieren und die Anwendungen dauerhaft in den Arbeitsalltag integrieren sollen.

Was war die größte Herausforderung? 

Am schwierigsten war es, die eigene Arbeitskultur, -struktur und -routine zu erkennen und ständig zu hinterfragen. Wir wollten keinesfalls uns hemmende Strukturen übernehmen und einfach digitalisieren. Das öffnete sehr viele neue Themen – und damit Fragen. Auch musste die eigene unzureichende interne Kompetenz in Sachen Digitalisierung und agiler Arbeitsweise ausgehalten werden, bis diese sich durch Beratung und Lernen mit der Zeit einstellte. Das Team schwamm oft kollektiv im Wasser der Überforderung.

Inwiefern trugen ZUKUNFTSSTARK-Beratung und -Workshops zur nachhaltigen Umsetzung des Projektes bei?

Dank der beobachtenden, kompetenten Metaebene half uns die Beratung dabei, den Fokus zu behalten, Gelerntes zu verdichten und Neues gut zu integrieren. Die MFG-Workshops brachten neue Impulse in den Transformationsprozess und wertvolle Weiterbildungen für viele Mitarbeitende. Der Austausch mit anderen Teilnehmenden war synergiebringend, sodass weitere Austauschtreffen zum Beispiel mit dem Team vom TOLLHAUS Karlsruhe geplant sind.

Gibt es Lessons Learned oder eine wichtige Erkenntnis, die Sie mit Mitarbeiter*innen von anderen Kultureinrichtungen teilen möchten?

In jedem Fall sollte bei Transformationsprozessen, die an den Grundfesten der Unternehmensstruktur wirken, in allen Arbeitsbereichen im Vorfeld der Aufwand abgeschätzt werden – und dann auch in Arbeitsstunden benannt und diese freigehalten werden. Das müssten die Führungsebenen unterstützen, ermöglichen und kontrollieren. Aus unserer Sicht sollte während eines solches Prozesses am besten ein Fünftel des sonstigen Arbeitsvolumen pro Mitarbeitenden dafür freigestellt werden (ja, ein Arbeitstag pro Woche!). Das heißt auch, dass 20 Prozent weniger Produktionen o.ä. stattfinden müssten, was im Vorfeld klar sein und kompensiert werden sollte. Viele Kolleg:innen, insbesondere im Kulturbereich, sind intrinsisch hoch motiviert und kommen damit schnell an sich selbst ausbeutende Belastungsgrenzen. Dies zu verhindern, sollte unbedingt beachtet werden.

Wie geht es mit Ihrem ZUKUNFTSSTARK-Projekt weiter? 

Weitere (tiefere) Anwendungsbereiche der digitalen Tools, insbesondere in Kommunikation, Projektmanagement und Buchhaltung, sollen weiter erarbeitet, genutzt sowie auch hinterfragt werden. Agiles Arbeiten wird in bestimmten Bereichen weiter ausgebaut werden. Die regelmäßigen Weiterbildungen und der interne Austausch sollen erhalten bleiben. Die zusätzlich angestoßenen Veränderungsprozesse (Leitbild, strategische Entwicklung, Teilhabe, Powersharing, Awareness, Diversität, Klimaschutz) werden weiterverfolgt.

Was macht für Sie eine „zukunftsstarke“ Kultureinrichtung aus? 

Eine zukunftsstarke Institution besteht aus unserer Sicht vor allem aus einem offenen, gut informierten und sich unterstützenden Team, welches sich der Vision, Mission und Werte der Institution bewusst ist und gemeinsam danach handelt. Wissen und Informationen sind jederzeit zugänglich, Kompetenzen werden hierachiefrei genau da, wo sie gebraucht werden, eingebracht bzw. weiter aufgebaut. Herausforderungen können auch agil gelöst werden, weil unter anderem Arbeitsprozesse transparent und gemeinsam gestaltet werden.